PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Kearsipan merupakan
bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat
harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang
efektif, Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena
arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa
arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola
kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan
organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Fungsi arsip
sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik
agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang
berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa
siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah
administrasi pada umumnya dan dalam manejemen kearsipan pada khususnya.
Efektivitas
pengelolaan kearsipan pada suatu kantor kemungkinan dipengaruhi pula oleh
pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang
dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk
pemeliharaan arsip tersebut. Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan
hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus
dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih
baik dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit
pengelolaan kearsipan. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang
diberikan harus dijalankan dengan sebaik – baiknya.
Namun pada
kenyatannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan
karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat
yang membosankan. Adanya pendangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai
kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam
menunjang efektifitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran
seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta
terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan
kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Dan
juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang
belum manunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan
administrasinya kurang begitu lancar. Dan parahnya, ini tidak dijadikan sebagai
hal yang penting untuk debenahi.
Keperluan akan
pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam
menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran,
Pengelolaan arsip akan di rasakan bermanfaat oleh organisasi untuk menjadi
bahan rujukan dalam pengambilan kebijakan-kebijakan strategis perusahaan atau
instansi dengan memperhatikan data-data yang tersimpan.
Admnistrasi
kearsipan memegang peranan penting dalam suatu organisasi, manajemen dan
administrasi, arsip merupakan suatu ingatan dalam setip kegiatan, tanpa arsip
tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen catatan yang begitu kompleks.
Oleh sebab itu, pengelolaan kearsipan selalu dikaitkan dengan surat, wakat,
record, dan dokumen lainya.
Demi kelancaran
administrasi baik di perusahaan, swasta yang besar atau yang kecil diperlukan
administrasi arsip yang menyeluruh dan teratur. Kearsipan yang teratur adalah
sebagai alat informasi dan referensi yang dapat membantu lembaga pemerintah dan
swasta dalam melancarkan kegiatan.
Setiap instansi
pemerintah ataupun swasta mempunyai sistem kearsipan tersendiri baik itu azas
sentralisasi, azas desentralisasi, maupun azas campuran. Akan tetapi banyak
kantor-kantor yang menggunakan sistem kearsipan desentralisasi yang artinya
setiap bagian dalam instansi pemerintah ataupun swasta memiliki arsip sendiri.
Misalnya bagian kepegawaian, penyimpanan arsipnya khusus untuk bagian
kepegawaian. Begitu juga di bagian-bagian lain, hal ini dikarenakan apabila
pimpinan membutuhkan suatu arsip, misalnya yang berhubungan dengan kepegawaian
maka akan mudah dan cepat untuk menemukannya atau lebih efektif dan efisien.
Tetapi ada juga instansi pemerintah atau swasta yang menggunakan system
kearsipan sentralisasi, artinya perusahaan, instansi, atau kantor memusatkan
seluruh arsipnya pada satu bagian dan pengelolaannya di pegang oleh orang yang
ahli di bidangnya yang biasa disebut arsiparis.
Sejalan dengan hal
tersebut, maka keberadaan Direktorat Jendral Pajak sebagai salah satu lembaga
perusahaan yang bergerak di bidang perpajakan dan tidak terlepas dari pelayanan
masyarakat secara umum dan mempunyai hak perpajakan di Indonesia. Lembaga ini
merupakan satu-satunya lembaga yang bergerak dibidang perpajakan, oleh sebab itu
dengan adanya hak monopoli tersebut Direktorat Jendral Pajak memiliki jumlah wajib pajak yang
sangat banyak yang terdiri atas perusahaan dan perorangan. maka tugas yang di
hadapi perusahaan ini semakin beragam, apalagi fungsi dan peran perusahaan
bersentuhan langsung dengan kepentingan masyarakat dan negara.
Observasi awal yang
dilakukan penulis pada kantor Direktorat Jendral Pajak Wilayah
Sultanbatara(Sulawesi Selatan, Barat, dan Tenggara) yaitu dengan mencoba
menguraikan sampai sejauh mana pengelolaan arsip yang dilakukan dalam
menjalankan roda organisasinya. Dalam observasi ini diketahui bahwa pengolaan
arsip pada kantor ini mengunakan dua metode, metode pertama menggunakan sistem
manual, sistem manual yang di kerjakan oleh arsiparis yaitu setiap berkas
pelanggan yang masuk baik itu penghasilan maupun pajak bumi dan bangunan dan
lain-lain di simpan pada tempat penyimpanan arsip berdasarkan abjad. Sedangkan
metode yang ke dua menggunakan sistem computer (perangkat keras), pada sistem
ini semua berkas yang sudah tersusun akan di salin ke computer dan di kirim ke
cabang menggunakan jaringan internet. Dengan menggunakan kedua metode ini
dirasakan sudah efektif, namun masih ada beberapa kendala dalam sistem ini,
khususnya pada sistem computer. Kendala yang di hadapi yaitu jika computer
rusak. Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka peneliti merasa tertarik
untuk melakukan penelitian dengan judul :
“Efektivitas
Pengelolaan Kearsipan dalam menunjang Pelayanan Administrasi Perpajakan”
2.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar
belakang di atas maka penulis mengidentifikasikan masalah antara lain :
1.
Proses
pengelolaan arsip yang masih terkesan lamban, sehingga di rasa belum optimal.
2.
Pasilitas
penyimpanan arsip yang belum memadai, ruangan penyimpanan yang sempit sehingga
dapat mempersulit orang yang melakukan proses pengarsipan.
3.
Akomodasi
teknologi kearsipan (menyangkut perangkat keras maupun lunak) belum memenuhi
kebutuhan kearsipan dalam waktu yang „cepat serta tepat‟.
4.
Kesadaran
pegawai megenai tugas dan fungsinya masih minim.
5.
Mengukur
sejauh mana penerapan sistem administrasi perpajakan pada Kantor Pelayanan
Pajak Makassar Timur.
3.
Rumusan Masalah
Berdasarkan
identifikasi masalah yang telah di kemukakan di atas, maka penulis merumuskan
masalah yang akan di teliti adalah:
1.
Bagaimana
proses pengelolaan arsip di Kantor Pelayanan Pajak wilayah Makassar Timur?
2.
Bagaimana
kondisi fasilitas penyimpanan arsip Kantor Pelayanan Pajak wilayah Makassar
Timur?
3.
Bagaimana
pemahaman pegawai kearsipan terhadap tugas dan fungsinya?
4.
Bagaimana
penerapan sisteem administrasi perpajakan pada Kantor Pelayanan Pajak wilayah
Makassar Timur?
4.
Tujuan Penelitian
Tujuan umum penelitian ini yaitu :
1.
Mengetahui
proses pegelolaan arsip di Kantor Pelayanan Pajak wilayah Makassar Timur
2.
Mendeskripsikan
kondisi penyimpana arsip Kantor Pelayanan Pajak wilayah Makassar Timur
3.
Mengidentifikasi
pemahaman pegawai terhadap fungsinya.
4.
Mengetahui
penerapan sistem administrasi perpajakan pada Kantor Pelayanan Pajak wilayah
Makassar Timur?
Sedangkan
tujuan khusus dari penelitian ini yaitu mengidentifikasi “Efektivitas
Pengelolaan Kearsipan dalam menunjang Pelayanan Administrasi Perpajakan di
kantor Pelayanan Pajak Wilayah Makassar Timur”.
0 komentar:
Posting Komentar