PENDAHULUAN
Latar Belakang
Kebutuhan untuk mendapatkan
pengetahuan, informasi, data yang handal, riset dan analisisnya serta
berorientasi ke depan merupakan suatu hal yang mutlak bagi perusahaan untuk
menjamin kelangsungan hidupnya. Karena semakin banyaknya jumlah perusahaan yang
berdiri saat ini, maka pengetahuan menjadi kunci utama dalam perusahaan yang
menjadi intelektual kapital bagi perusahaan. Pengelolaan terhadap pengetahuan
yang dimiliki perusahaan sangat diperlukan agar dapat melakukan pembelajaran
dan mendukung pekerjaan, menghasilkan nilai baru bagi perusahaan serta
meningkatkan produktivitas kerja.
Pembelajaran pada suatu
perusahaan dirasakan sangat signifikan dalam pengembangan organisasi atau
perusahaan tersebut dalam usaha untuk menghasilkan kompetensi yang tinggi guna
meningkatkan produktivitas kerja. Untuk menciptakan suatu organisasi pembelajar
yang meningkatkan produktivitas kerja, diperlukan knowledge
worker yang dapat bekerja dengan berpikir secara sistematik. Knowledge
worker dituntut untuk berusaha mencari pola terbaik dalam menghadapi
sebuah permasalahan, dan tidak terpaku pada pola lama.
Disini selalu ada kebutuhan untuk
mendapatkan pengetahuan, informasi, data yang handal, riset dan
analisisnya, serta berorientasi ke depan agar dapat menjawab permasalahan yang
ada.
Masalah yang muncul dari
knowledge yang ada didalam perusahaan adalah sebagian besar knowledge yang ada
di dalam perusahaan sulit untuk disimpan oleh perusahaan secara umum. Hal ini
disebabkan knowledge-knowledge tersebut sebagian masih bersifat individual
(intelectual asset) dan bukan milik perusahaan. Masalah lain yang pada umunya
terjadi adalah banyak kendala yang ditemui dalam proses pengidentifikasian
knowledge yang ada dalam perusahaan.
Pengelolaan terhadap pengetahuan
yang dimiliki oleh organisasi sangat diperlukan agar dapat melakukan
pembelajaran dan mendukung pekerjaan. Knowledge Management sendiri
merupakan suatu wadah penyimpanan knowledge yang akan diterapkan pada
bagian tersebut. Adapun tujuan dari penerapan knowledge management ini adalah
untuk lebih mengefektifkan dan meningkatkan kinerja karyawan didalam
perusahaan, yang diyakini akan membawa dampak pada peningkatan kualitas
perusahaan. Penerapan knowledge management diharapkan dapat membantu perusahaan
didalam mendokumentasikan masalah-masalah yang terjadi didalam perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga berharap agar setiap knowledge yang dimiliki oleh
individu-individu didalam perusahaan dapat teridentifikasi, tersimpan dan
terkelola dengan baik didalam perusahaan, sehingga knowledge yang ada tersebut
dapat dikembangkan dan digunakan perusahaan untuk terus berkembang.
Rumusan Masalah
Berdasarkan Latar Belakang di
atas maka dianggap perlu untuk menyusun rumusan masalah dalam penulisan ini:
1.
Apa
landasan teori dari manajemen pegetahuan berdasarkan konsep Devenport(1998)?
2.
Bagaimana
strategi manajemen pengetahuan di PT.PLN Persero Ranting Malili Kab.Luwu
Timur,Sulawesi Selatan?
3.
Bagaimana
analisis pemanfaatan manajemen pengetahuan pada perusahaan PT.PLN Persero
Ranting Malili?
Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah
diatas maka tujuan penulisan ini adalah:
1.
Mengetahui
teori manajemen pengetahuan berdasarkan konsep Devenport.
2.
Mengetahui
strategi manajemen pengetahuan di PT.PLN Persero Ranting Malili.
3.
Menganalisis
pemanfaatan manajemen pengetahuan pada perusahaan PT.PLN Persero Ranting
Malili.
PEMBAHASAN
A.
Konsep manajemen pegetahuan menurut Davenport dan Prusak (1998)
Davenport dan Prusak (1998)
memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang
dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan
conversation. (Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak
adalah knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual
information, and expert insight that provides a framework for evaluating and
incorporating new experiences and information. It originates and is applied in
the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in
documents or repositories but also in organizational routines, processes,
practices and norms). Davenport dan Prusak mengatakan bahwa pengetahuan
adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan
wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan
pengalaman-pengalaman baru dan informasi. Itu berasal dan diterapkan dalam
pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya
dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses,
praktik dan norma-norma.
Sumber
kekuatan internal organisasi yang tidak mungkin diadaptasi oleh kompetitor
adalah knowledge management. Pengetahuan tertanam disetiap individu dan
masing-masing individu mempunyai pengetahuan yang berbeda satu sama lain. Para
pesaing tidak mungkin meniru pengetahuan yang dipunyai oleh perusahaan. Sebagai
aset yang berharga bagi perusahaan sebaiknya organisasi mengelola manajemen
pengetahuan yang baik. Studi yang dilakukan Davenport et. al. (1998)
mengidentifikasi empat langkah yang perlu dilakukan organisasi agar KM menjadi
sumberdaya strategik.
1. Pengetahuan
dapat disimpan
Data, informasi, maupun
pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk dokumentasi agar mudah ditelusuri bila
dibutuhkan. Bagi pengetahuan yang sifatnya tacit, sebaiknya diartikulasikan
menjadi explicit knowledge. Pengetahuan yang dapat disimpan memudahkan
organisasi untuk menelusurinya dan memanfaatkan di setiap kesempatan.
2. Pengetahuan
mudah diakses
Setiap anggota organisasi
mempunyai aloes yang sama terhadap knowledge base organisasi. Agar proses
aksessibilitas dan transfer mudah dilakukan antar anggota, organisasi perlu
memfasilitasi dengan memanfaatkan teknologi misalnya video conference, jaringan
internet dan intranet, telepon, dan faksimili. Banyak organisasi mempunyai
ruang perpustakaan sehingga anggotanya mudah mengakses pengetahuan-pengetahuan
terbaru melalui literatur. Organisasi memfasilitasi juga dengan aturan dan
prosedur yang memudahkan setiap orang dapat mengakses pihak-pihak dan anggota
organisasi lain yang mempunyai pengetahuan.
3. Peningkatan
pengetahuan didukung oleh organisasi
Lingkungan eksternal berubah
dengan cepat akibatnya organisasi harus senantiasa beradaptasi. Kemampuan
organisasi untuk beradaptasi perlu dukungan pengingkatan pengetahuan.
Organisasi perlu menciptakan lingkungan yang mampu mempercepat peningkatan
pengetahuan. Temuan Davenport et al. (1998) mengungkapkan perlunya sentralisasi
struktur organisasi, dan perubahan budaya kerja yang mendukung kreatifitas
anggota organisasi. Hal konkrit yang bisa dilakukan perusahaan yaitu dengan
memberikan penghargaan bagi anggota organisasi yang menyumbangkan pengetahuan
kepada knowledge base organsiasi. Penghargaan yang diterima dapat berupa
peningkatan kompensasi maupun promosi pangkat/jabatan.
4. Mengelola
pengetahuan sebagai aset.
Dalam
organisasi, aset dapat berbentuk barang berwujud maupun barang berwujud.
Organisasi berfokus kepada dua aset tersebut. Pengetahuan, merupakan aset tidak
berwujud, harus diperlakukan sebagai aset berwujud yaitu dapat diukur. Skyrme
dan Amidon (1998) mengemukakan bahwa pengetahuan (knowledge) dapat diukur
dengan menggunakan balanced scorecard. Dimensi innovation dan learning dalam
balanced scorecard merupakan proses aktivitas knowledge management. Meskipun
ada debat dalam pengukurannya, Skyrme dan Amidon (1998) menyakini bahwa dimensi
innovation dan learning mempunyai potensi untuk mengukur pengetahuan sebagai
aset.
B. Strategi Knowledge Management di lingkungan
kerja PT.PLN Persero Ranting Malili
Strategi
KM yang diterapkan oleh PLN, bagaamana proses Sosialisai di dukung dengan
progam FGD dan pemanfaatan portal KM, pada proses internalisasi (eksplisit ke
tacit) disini terjadi proses pembutan dokumen, daam data yang diperoleh
diketehaui bahwa pengetehaun yang besiat Explisit tidak hanya berbentuk textual
tapi juga berbentuk visual,audio dan dengan menggunakan
portal KM yang telah ada pengetahuan – pengetahuan tersebut dibentuk juga dan e-learning,dari
proses internalisasi ini juga diharapkan PLN dapat membentuk sebuah pusat
inovasi. Pada proses eksternalisasi menghasilkan sebuah peraturan yang
berupa SOP, dan praktek kerja yang sesuai dalam proses ini juga terjadi sebuah
pemebelajaran menganai pengetahuan yang teah di dapat dari proses sharing. Pada
proses kombinasi didapat sebuah pembentukan perpustakaan, taxonomy dari setiap
wilayah di PLNm dimana taxonomy mengamabarkan tentang geografis,tipe
konten,produk,entitas,dan hak akses.
Portal Knowledge Management System (KMS) yang beralamat dk
http://kmdev/ (intranet) merupakan salah satu wahana untuk mempermudah &
mempercepat proses berbagi pengetahuan, keahlian, pengalaman dan kolaborasi
antar pegawai menuju pada pegawai yang sadar pengetahuan (knowledge workers).
Manfaat portal KMS adalah sebagai berikut:
-
Mempermudah proses berbagi
pengetahuan (Knowledge Sharing) dengan mengunggah (Upload) konten
pada Knowledge Repository.
-
Mempermudah pegawai dalam
mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan atau pengetahuan yang menjadi
minat/ketertarikannya dengan mencari dan mengunduh (download) dari Knowledge
Repository atau dari Wiki yang dapat diperkaya oleh semua pegawai sehingga
dapat menjadi semacam kamus bagi pengetahuan yang ada dalam portal KMS.
-
Mempermudah pencarian
pegawai untuk diminta sharing pengalaman, diajak berdiskusi tentang
suatu pengetahuan atau kolaborasi beberapa keahlian. Karena pegawai dapat
mempublikasikan informasi tentang minat, pengetahuan, keahlian, pengalaman dan
tanggungjawabnya di perusahaan dalam halaman My site.
-
Mempermudah penyampaian
pendapat dan pemikiran melalui Mysite Blog
-
Menjalin jejaring dan
mendiskusikan suatu topik melalui CoP Online
Guna
mendukung penrapan knowledge management di lingkungan PLN Ranting Malili
dibentuk sebuah unit khusus di bawah bagaian SDM yang bertugas untuk dapat
mengkover dan mengelola pengetahuan yang ada di lingkungan PLN Ranting Malili,
dalam unit ini ada seorang operator yang bertugas mengelola pengetahuan yang
telah terdokumentasi.
Distribusi pengtahuan
Table 1. Distribusi pengetahuan
|
Kategori
|
Dimensi/indicator
|
Frekuensi
|
Proposi
|
|
Pelayanan costumer
|
Hasil survey pelanggan, Penangan keluhan pelanggan,
, sosialisi ke masyarakat.
|
9
|
11,25 %
|
|
Teknik
|
Permaslahan tentang distribusi
listrik,P2TL,pemeliharan gardu induk,
|
36
|
45%
|
|
Strategi pengambangan perusahaan
|
Hasil Inovasi, strategi pemenangan perang padam,
penerapan WCS di setiap UPJ
|
7
|
8,75%
|
|
Pengembangan Karyawan
|
Hasil seminar , hasil laporan kunjungan kerja,
penataran,pelatihan kerja
|
11
|
12,75%
|
|
Management Infrastructure
|
Manajeman arsip, pembentukan SOP, budaya kerja,
|
9
|
11,25%
|
Dari table diatas dapat
diketahui bagaiman distribusi pengetahaun yang ada dan apa saja jenis – jenis
pengetahuan yang ada pada PLN Ranting Malili. Katergori – kategori yang
ditunjukan oleh table diatas ditentukan dari pengkelompokan pengetahuan yang
ada pada portal knowledge management yang dapat diakses pada
http//KMDEV/ yang merupakan portal intarnet yag hanya dapat diakses di
lingkungan PT PLN.
Table diatas menujukan
jumlah pengetahuan yang ada pada PLN Ranting Malili, dimana pengetahuan
terbesar ada pada pengetahuan yang bersifat teknik dengan proposi sebesar
45%,pengetahuan ini meliputi tentang P2TL,distribusi listrik,distribusi
listrik,dan pemeliharan gardu induk. Dan Pengetahuan mengenai pengembangan
karyawan di mana pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang meliputi hasil
seminar,diklat,kunjungan kerja dan pelatian kerja berjumlah 12,75%,
penngetahuan mengenai pelayanan customers yang meliputi keluhan
pelanggan,survey pelangga,pendaftaran pemaangan listrik baru berjumlah
11,25%,pengetahuan mengenai Management Infrastructure dimana pengetahun
ini meliputi tentang manajeman arsip, pembuatan SOP, dan tentang budaya kerja
berjumlah 11,25%, pengetahuan tentang hasil laporan keuangan,penilaian pegawai
dan laporan tahuan berjumlah 10% dan pengetahuan tentang pengembangan
perusahaan di mana pengtahuan ini meliputi pengembangan inovasi berjumlah
8,75%.
Besarnya
pengatahuan yang besifat teknis di pengaruhi dengan fungsi dari APJ,dimana APJ
berfungsi sebagai bagaian langsung menangai masalah teknis yang ada di lapangan.
C.
Analisis Pemanfaatan Manajemen
Pengetahuan dilinkungan PT.PLN Persero Ranting Malili
Dari penjelasan dan data yang
telah di dapat dari bagaimana strategi KM yang di terapkan oleh PLN Ranting
Malili dan bagaiman pengetahuan yang tersedia pada Ranting Malili dapat
dilakuakn analisis SWOT sebagai berikut :
Strength
( kekuatan ) :
Dari data yang di
dapat dapat di analisi bahwa yang menjadi kekuatan di PLN Ranting Malili adalah
tidak terjadinya gap, disini dapt di buktikan atara pengtehaun inti yang
dibutuhkan oleh PLN Ranting Malili dan persedian pengetahuan yang tersedia
(dapat dilihat pada table 3.1) dengan tidak adanya gap memugkinkan PLN Ranting
Malili untuk dapat memenuhi segala pengeatahuan guna mendukung tujuan
terbentuknya KM di lingkungan PLN Ranting Malili dan tujuan dari perusahaan
sendiri, terdapat ide akan inovasi bagi perusahaan hal ini di ketahuai dari
dokumen yang ada di lingkungan PLN Ranting Malili tentang inovasi yang mugkin
bias di lakuakn oleh PLN Ranting Malili pengetahun tentang hala ini sendiri
sebasar 8,75%,
Weaknes
(kelemahan) :
Dari data yang di
peroleh dapat di analisa bahwa yang menjadi kelemahan PLN Ranting Malili adalh
terjadinya proses duplikasi pengetahuan diman hal ini dapat di lihat pada table
3.2. dengan adanya duplikasi pengetahun ini dapat menyebabkan terhabatnya
proses inovasi perusahaan, serta pengetahuan yang tersipan menjadi homogen atau
pada stau tipe pengetahuan. Hal ini akan menajdi acaman besar jika tarsus
terjadi dan semain besar karena akan dapat meghambat strategi dari pegembangan
dan tujuan dari perusahaan. Kurang bekejanya UNIT pengangan KM disini dapat
dilihat dari hasil observasi dan data yang diperoleh unit KM kurang bekerja
sebagaimana mestinya dan terkesan untuk pelengkap saja, hal ini tentu akan
sangat merugikan perusahaan karena peruhaan akan mengeluarkan agaran untuk
menggaji karyawan pada unit ini sementara unit ini tidak bekerja seagaimana
mestinya.
Opportunity
(Peluang) :
Dengan pengembanga
portal keluahan pelanggan memungkin PLN Ranting Malili dapat dengan cepat
mengetahui keluhan pelngaggan serta dapat memaksimalkan system pelayanan
pelanggan, hal ini juga didukung dengan perkembang ITC saat ini dimana dunia
mya atau internet menjadi semacam dunia sendiri yang sangat ramai, tersedinya
pengetahuan tentang permaslahan teknik sebesar 45% menjadi PLN akan kuat untuk
dsapat memengakan perang padam jilid 2 yang dimana ini merupakan slah satu
tujuan dari PLN Ranting Malili di tahun 2012.
Treat
(ancaman) :
Penggunan system
portal pengetahuan menjadi sebuah ancaman tersendiri karena system ini hanya
dapat diakses pada lingkungan PLN Ranting Malili dan kebanyakan di akses di
akir semester untuk dapat memenuh penilai pegawai yang dilakaukan, untuk
memenuhi sistem penilaian sehingga hal ini memungkian tidak digunakan
pengetahuan yang ada di portal KM pdahal pengegunaan pengetahuan akan dapat
membantu proses pengembangan inovasi perusahaan untuk dapat mencapai tujuan KM
dan tujuan dari PLN Ranting Malili sendiri untuk dapat mengelahkan TNB Malaysia.
PENUTUP
KESIMPULAN
Guna dapat menciptakan
inovasi – inovasi PLN telah mengambangakan bebarapa tool seprti website KM,
unit khusus yang menangani KM serta menarpkan budaya sharing pada seluruh unit
jaringan. Dimana dengan merepakan ini PLN mencoba membaut sutau budaya baru
yaitu budaya pembelajaran .
Dengan target di tahun 20016
PLN bertekad menjadi perusahaan yang berbasis pada pembelajaran, untuk dapat
mencapai itu PLN juga mempunyai progam – progam yang nantinya akan di dukung
dari penerapaan KM di lingkngan PLN Ranting Malili. Progam – progam tersebut
adalah WCS atau world class service guna mensuksekan progam tersbut di
tahun 2012 ini PLN bertekad untuk dapat memenegkan perang padam jilid 2 dan
mengalahkan TNB Malaysia. Kegiatan –kegiatan yang telah disebutkan diatas
merupakan salah satu dari rangkaian progam PLN Ranting Malili guna memaksimalkan WCS dan
mendapatkan ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 ini memandakan bahwa suatu perusahaan
atau cabang daru perusahaan tersebut telah memenuhi persyaratan internsional
dalam hal penjaminan mutu produk atau jasa yang dihasilkan. ISO 9001 merupakan
standar kerja yang diterapkan pada sistem organisasi yang anantinya akan
membawa pada perencanaan kerja yang lebih matang dan selalu termonitor. Untu
mencapai ISO ini PLN Ranting Malili juga harus melkasanakan prosedur dengan
mendokumentasikan instruksi kerja yang ada disesuaikan dengan standar manajemen
mutu ISO 9001:2008. Dengan terdokumentasinya sistem kerja maka dibutuhkan suatu
rangkaian proses dari knowledge management poin ke 2, Rantai Nilai Manajemen
Pengetahuan itu terdiri dari :
1.
Exchange of Tacit Knowledge (Pemerolehan Pengetahuan), adalah dengan cara
organisasi mengembangkan jaringan online agar karyawan dapat berkomunikasi
dengan supervisor / manajer.
2.
Conversion from Tacit Knowledge to Explicit Knowledge (Penyimpanan Pengetahuan),
adalah mengubah data ke dalam bentuk digital, berdasarkan kerangka kerja yang
telah disusun, dengan bentuk akhir sebuah database yang solid.
3.
Combination of Explicit Knowledge (Penyebaran Pengetahuan), dilakukan dengan
menggunakan search engine, untuk mencari dokumen informasi yang tersimpan dalam
database online.
4.
Conversion from Explicit knowledge to Tacit Knowledge (Penerapan Pengetahuan),
upaya yang dilakukan oleh perusahaan agar pengetahuan yang telah terdokumentasi
dengan baik tersebut bermanfaat bagi Supervisor dan Manajer.
REKOMENDASI
Sebenarnya ada hal yang
menarik yang perlu dikembangkan oleh PLN Ranting Malili untuk mengembangkan Knowledge
Management yang mampu membantu PLN Ranting Malili tersebut untuk cepat meraih
ISO, yakni dengan menerapkan program PENA PLN yang digagas oleh PLN Pusat
beberapa waktu lalu, program ini membantu penerapan tacit to explicit yang bisa
diwujudkan lewat program pelatihan menulis, Professional Writing Skills Workshop.
Program ini bertujuan mengatasi hambatan mental dan teknik menulis,
membiasakan diri menulis untuk free writing dan fast writing, serta
mengeksplorasi ide sehingga produktif untuk menulis. Walaupun ada kendala,
program ini memerlukan narasumber yang mampu memberikan informasi dan informasi
yang diberikan tersebut mampu dialihkan acitnya ke pengetahuan tertulis.
Disamping melakukan berbagia
macam Workshop untuk menyempurnakan Knowledge Management, PLN Ranting
Malili juga harus
menyiapkan Knowledge Management Smart System yang akan digunakan, apakah
akan menggunakan Fuzzy Logic, teknologi berbasis aturan yang dapat
merepresentasikan ketidakpresisian, dan menggunakan asumsi subjective untuk
nilai yang mendekati atau Neural Network, mempelajari pola dan jumlah data yang
banyak dengan menyaring data, mencari hubungan, membangun model, dan mengoreksi
kesalahan, secara reflek seperti pola pemrosesan pada otak manusia. Sepertinya
yang lebih cocok adalah sistem neural network, karena PLN Ranting Malili memiliki jumlah data yang
banyak dan melakukan berbagai karakteristik yang sesuai dengan Neural
Network System
0 komentar:
Posting Komentar